Integritetspolicy
1 Introduktion
Pointguard AB, org nr 556495-5705, respekterar och värnar om integriteten hos varje enskild individ vars personuppgifter vi behandlar som en del av tillhandahållandet av våra produkter och tjänster.
Då Pointguard är ett B2B-företag, dvs endast handlar med andra företag och inte har privatpersoner som kunder, hanterar vi en begränsad mängd personuppgifter och vi hanterar heller inte några känsliga personuppgifter. Vi samlar inte in mer personuppgifter än vi behöver, vi använder inte uppgifterna till något annat än vad syftet var när uppgifterna samlades in och vi lagrar heller inte uppgifterna längre än nödvändigt.
Pointguard vidtar nödvändiga åtgärder för att säkra de data vi behandlar/förvaltar och för att se till att inte obehöriga får tillgång till dessa. Dataskydd är en prioriterad fråga för Pointguard och ansvaret för dataskyddsfrågor ligger därför hos Pointguards ledning.
Den här integritetspolicyn beskriver vilka personuppgifter vi samlar in, hur och varför vi gör det, hur du kan påverka dem samt hur vi håller dem säkra.
2 Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter
Pointguard AB, org nr 556495-5705, Ekebyvägen 10, 752 63 Uppsala är producent och återförsäljare av takskyltar, smarta displayer och annan utrustning och tjänster för taxi och andra kommersiella fordon, nedan omnämnda "Produkter och Tjänster".
Pointguard har enbart företagskunder och är då personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter för dem som är kontaktpersoner hos våra kundföretag. Pointguard är även personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter för kontaktpersoner hos våra leverantörer/ samarbetspartners. Vissa personuppgifter lagras av Pointguard, i andra fall lagras uppgifterna i system online som hanteras av externa leverantörer som då agerar databiträden åt Pointguard.
3 Vilka personuppgifter registrerar/behandlar Pointguard och varför?
3.1 Därför samlar Pointguard in personuppgifter
Pointguard samlar in personuppgifter för att kunna hålla kontakten med kunder, leverantörer och samarbetspartners för att kunna utveckla och leverera och marknadsföra de produkter och tjänster som vi säljer till våra kunder.
3.2 Kategorier av registrerade
De registrerade som Pointguard samlar in personuppgifter för tillhör någon av följande kategorier:
-Kunder
-Leverantörer
-Samarbetspartners
-Potentiella kunder och andra intressenter som besöker Pointguards webbsidor och kontaktar oss via epost eller telefon.
-Användare i Pointguards molnsystem
4 Kunder
4.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
När en kundföretag kontaktar Pointguard för att beställa en produkt eller tjänst hos Pointguard registrerar vi samtidigt kundens kontaktuppgifter för att kunna hantera ordern, leverera produkten/tjänsten samt för att kunna ta betalt för densamma. I samband med detta registrerar vi personuppgifter för företagets kontaktperson.
4.2 Dessa personuppgifter samlas in
De personuppgifter vi samlar in i samband med order till Pointguard är:
-För- och efternamn på kontaktperson
-Telefonnummer till företaget och ev kontaktperson
-E-postadress till företaget alt kontaktpersonens e-postadress hos företaget
Dessutom samlas ytterligare uppgifter om kundföretaget in som inte är personuppgifter. I de fall där en enskild företagares organisationsnummer är detsamma som företagarens personnummer registreras detta som organisationsnummer.
4.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Rättslig förpliktelse
4.4 Så ser vi till att uppgifterna är korrekta
Vid varje ny kundorder stämmer ordermottagaren av att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterar uppgifterna i affärssystemet direkt vid behov. Om kunden informerar oss om att uppgifter är inkorrekta så uppdaterar vi uppgifterna så snart vi får möjlighet under kontorstid mån-fre 08-17.
4.5 Så länge lagras uppgifterna
Enligt bokföringslagens regler om arkivering ska verifikationer sparas i 7 år. Vi sparar därför våra kontaktuppgifter för kunder i 7 år från det att beställningen bokfördes i vårt system, därefter raderas kontaktpersonens uppgifter. På begäran av kunden kan vi radera kontaktpersonens personuppgifter från kunddatabasen inom den tiden, men verifikationen måste alltid sparas och då även de uppgifter som står på den.
5 Leverantörer
5.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
När Pointguard beställer komponenter, produkter, tjänster från någon av våra leverantörer så registrerar vi de uppgifter som är nödvändiga för att kunna erhålla och betala för varan/tjänsten, för att kommunicera med leverantören om densamma, samt de uppgifter som krävs för att efterleva bokföringsskyldigheten.
5.2 Dessa personuppgifter samlas in
Tillsammans med nödvändiga företagsuppgifter samlas även följande personuppgifter in:
För- och efternamn på kontaktperson
Telefonnummer till företaget eller kontaktpersonen på företaget
E-postadress till företaget eller kontaktpersonens e-post på företaget
5.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Rättslig förpliktelse
5.4 Så ser vi till att uppgifterna är korrekta
Vid varje ny order till leverantör stämmer den på Pointguard som lägger ordern av att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterar uppgifterna i affärssystemet direkt vid behov. Om leverantören informerar oss om att uppgifter är inkorrekta så uppdaterar vi uppgifterna så snart vi får möjlighet under kontorstid mån-fre 08-17.
5.5 Så länge lagras uppgifterna
Enligt bokföringslagens regler om arkivering ska verifikationer sparas i 7 år. Vi sparar därför våra kontaktuppgifter för leverantörer i 7 år från det att vår beställning till leverantören bokfördes i vårt system, därefter raderas kontaktpersonens uppgifter. På begäran kan vi radera kontaktpersonens personuppgifter från leverantörsdatabasen tidigare, men verifikationen måste alltid sparas och då även de uppgifter som står på den.
6 Samarbetspartners
6.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
I vår dagliga verksamhet utvecklar och tillverkar vi produkter/tjänster och för att kunna genomföra det arbetet samarbetar vi med ett antal samarbetspartners. För att kunna hålla kontakt med dessa lagrar vi kontaktuppgifter för en eller flera kontaktpersoner på företaget. Dessa uppgifter registerförs dock inte, utan lagras som ostrukturerad data i bland annat epost.
6.2 Dessa personuppgifter samlas in
För- och efternamn på kontaktpersonen
Kontaktpersonens e-postadress och/eller
Kontaktpersonens telefonnummer
6.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Intresseavvägning
6.4 Så länge lagras uppgifterna
Uppgifterna lagras så länge som vi bedriver samarbete med partnerföretaget och så länge personen i fråga fortfarande är vår kontaktperson.
7 Potentiella kunder och andra intressenter som kontaktar oss via epost.
7.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
Vi blir emellanåt kontaktade av personer som är intresserade av att få mer information om Pointguards produkter/tjänster. Dessa förfrågningar kommer in via e-post eller telefon. Kontaktuppgifter för personerna i fråga lagras då för att vi ska kunna återkoppla till personen i fråga med produktinformation och eventuellt prisinformation. Dessa uppgifter registerförs inte, utan lagras som ostrukturerad data i bland annat epost.
7.2 Dessa personuppgifter samlas in
Den namnuppgift som personen har uppgivit vid kontakten med oss.
Kontaktpersonens e-postadress och/eller
Kontaktpersonens telefonnummer
7.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Intresseavvägning (de som mailar oss spontant)
Samtycke (de som använder något av våra mailformulär)
7.4 Så länge lagras uppgifterna
8 Användare i Pointguards molnsystem
8.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
De användare som använder Pointguards iToplight-produkt tillsammans med iToplight Cloud-appen registreras som användare i Pointguards molnplattform (itoplight.pointguard.cloud). Detta för att systemadministratörer ska kunna se statistik för sina iToplights, skicka ut uppdateringar, etc. Majoriteten av data i systemet är kopplat till iToplight-enheten och inte till användaren. Mängden data som registreras kopplat till användaren är så begränsad som möjligt
8.2 Dessa personuppgifter samlas in
Användarens för- och efternamn
Användarens e-postadress
Användarens lösenord
Användarens telefonnummer
8.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Avtal som godkäns i samband med att användaren köper en iToplight.
8.4 Så länge lagras uppgifterna
Uppgifterna lagras så länge iToplight Cloud appen eller molnsystemet används aktivt och därefter ett år (i väntan på att användaren ska börja använda systemet igen). Användarens personuppgifter kan raderas innan på begäran från användaren.
9 Vem har tillgång till dina uppgifter?
De personuppgifter Pointguard samlar in används enbart av Pointguard och för de syften som har beskrivits ovan. Vi vidarebefordrar, byter eller säljer aldrig dina data för marknadsföringsändamål till tredje part.
10 Dina rättigheter
10.1 Rätt till information
Du kan när som helst begära information om de personuppgifter vi har lagrade om dig. Kontakta oss via e-post eller telefon så sammanställer vi uppgifterna och skickar dem till dig.
10.2 Rätt till rättelse
Vi strävar alltid efter att de personuppgifter vi lagrar och hanterar ska vara korrekta och har ett flertal rutiner för att säkerställa att så är fallet. Om du trots detta upptäcker att våra uppgifter om dig är felaktiga så har du rätt att begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter.
10.3 Rätt till radering/bortglömning
Du har rätt att när som helst radera dina personuppgifter som behandlas av Pointguard med undantag av kontaktuppgifter som finns med på en transaktion som måste sparas för att efterfölja bokföringslagen.
10.4 Rätt att lämna klagomål
Om du anser att Pointguard har hanterat dina personuppgifter felaktigt kontakta oss på info@pointguard.se eller 018-512020 så reder vi ut problemen. Om vi inte lyckas hitta en lösning som du är nöjd med så har du även möjlighet att skicka dina synpunkter till den svenska tillsynsmyndigheten Datainspektionen via deras webb: www.datainspektionen.se (särskild webbtjänst kommer inom kort).
11 Kontakta oss
Om du har frågor kring hur Pointguard hanterar persondata är du välkommen att kontakta oss på:
Pointguard AB
Ekebyvägen 10
752 63 Uppsala
E-post: info@pointguard.se
Tel: 018-512020 (vardagar 09.00-17.00)